КУДиР на УСН: кто ведёт и как заполнять

Коротко

КУДиР — книга учёта доходов и расходов, которую обязаны вести ИП и организации на УСН. Она нужна при обоих объектах налогообложения: «Доходы» и «Доходы минус расходы». НК РФ Книгу разрешено заполнять на бумаге или электронно; заверение в инспекции действующим порядком не предусмотрено. Порядок Вместе с декларацией её обычно не сдают, но при законном истребовании налоговой книгу нужно представить. ФНС

Действует: 2026 годИсточники: 23 ссылкиСверено 23 октября 2026

Кто ведёт

ИП и организации на УСН при обоих объектах налогообложения. НК РФ

Форма на 2026 год

Приложение № 2 к приказу ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@. ФНС

Новая книга

На каждый очередной налоговый период. Порядок

Основание записей

Первичные документы; операции отражают в хронологическом порядке по датам признания доходов и расходов. ФНС

Хранение

Не менее пяти лет; при переносе убытков подтверждения могут понадобиться дольше. Росархив НК РФ

Содержание

1. Кто должен вести КУДиР
2. Какую форму использовать в 2026 году
3. Какие разделы заполнять
4. Как начать вести книгу
5. Как заполнять основной раздел: образец записи
6. Что записывать при УСН «Доходы»
7. Что записывать при УСН «Доходы минус расходы»
8. Как учитывать авансы, возвраты и переводы
9. Что проверить при эквайринге и работе с маркетплейсом
10. Как отражать НДС в КУДиР
11. Можно ли вести электронно и нужно ли заверять
12. Нужно ли сдавать книгу в налоговую
13. Как исправить ошибку или восстановить книгу
14. Сколько хранить КУДиР
15. Какие штрафы возможны
16. Частые ошибки при ведении КУДиР

Кто должен вести КУДиР

Книга обязательна и для предпринимателя, который работает один, и для ООО с сотрудниками. Обязанность установлена для налогоплательщиков УСН и не зависит от наличия работников. НК РФ

КУДиР служит регистром налогового учёта: в ней собирают показатели, из которых формируют налоговую базу по УСН. Поэтому предприниматель на упрощённой системе налогообложения ведёт её для расчёта налога, даже если отдельно записывает поступления и траты для управления бизнесом. НК РФ

Отсутствие выручки тоже не отменяет книгу: исключения для периода без деятельности в норме нет. Если учитываемых операций не было, оформите титульный лист и не добавляйте вымышленные записи. НК РФ Форма

При совмещении УСН и патента нужен раздельный учёт. Доходы от деятельности на патентной системе налогообложения (ПСН) не включают в налоговую базу УСН; для патента предусмотрена своя книга учёта доходов. НК РФ ФНС

Какую форму использовать в 2026 году

Используйте КУДиР из приложения № 2 к приказу ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@. Порядок заполнения находится в приложении № 5 к этому приказу. ФНС указывает эту форму в разделе о налоговом учёте на УСН. ФНС Форма Порядок

Где скачать бланк книги учёта доходов и расходов

Бланк КУДиР можно открыть на странице формы книги: там есть ссылка на вариант в Excel. Это незаполненный шаблон; пример записей для ИП приведён ниже.

Проверьте шаблон, если ведёте книгу давно. Из действующей формы исключён отдельный раздел для страховых взносов, уменьшающих налог при объекте «Доходы». ФНС

Какие разделы заполнять

Состав книги зависит от объекта УСН и ваших операций. Форма Порядок

Как начать вести книгу

Практически удобно проверять книгу перед каждым расчётом авансового платежа. Это рекомендация по организации работы, а не отдельный срок сдачи КУДиР.

Общие правила заполнения КУДиР

Книгу заполняют на русском языке. Если первичные учётные документы составлены на иностранном языке, к ним нужен построчный перевод на русский. Порядок

Денежные показатели раздела I отражают в рублях. Форма При проверке итогов различайте строки за отдельный квартал и нарастающим итогом: например, полугодие включает показатели с начала года, а не только за второй квартал. Так формируют базу для расчёта налога при УСН. Форма НК РФ

Как заполнять основной раздел: образец записи

В разделе I предусмотрены следующие графы. Форма

Например, для обычной оплаты услуги от клиента используйте такой шаблон. Подставьте реквизиты и сумму из своих подтверждений; это схема заполнения, а не готовая запись для вашей книги. Форма НК РФ

Если вы предъявляете покупателю НДС, в налоговый доход УСН его не включают. Поэтому сумма в доходной графе может отличаться от поступления на счёт. НК РФ

Пример заполнения КУДиР для ИП на УСН

Условный пример для объекта «Доходы минус расходы». Все суммы, даты и номера ниже придуманы для иллюстрации; операции — без НДС. Предприниматель получил от клиента оплату услуги, затем оплатил аренду офиса за уже использованный месяц. Помещение используется в бизнесе, аренда и её оплата подтверждены. Арендные платежи предусмотрены в составе расходов УСН; момент признания проверяют по фактической оплате и исполнению обязательства. НК РФ НК РФ

Если других операций и корректировок за отчётный период нет, налоговая база составит 60 000 − 20 000 = 40 000 ₽. Формула для этого объекта — налоговые доходы минус признаваемые расходы. Это расчёт базы, а не суммы налога. НК РФ

При объекте «Доходы» та же аренда базу не уменьшит: она составит 60 000 ₽. Возможность показать отдельные траты в книге не меняет способ расчёта. НК РФ Порядок

Что записывать при УСН «Доходы»

Основная задача — отразить доходы, с которых рассчитывается налог. Обычные расходы бизнеса налоговую базу при этом объекте не уменьшают. НК РФ

Графу расходов обычно можно не заполнять. Но некоторые расходы отражать обязательно: действующий порядок предусматривает записи о расходовании отдельных бюджетных выплат и субсидий. Другие связанные с доходами траты разрешено показывать по своему усмотрению — права уменьшить ими базу это не создаёт. Порядок

Подробнее о составе поступлений — на странице УСН «Доходы».

Что записывать при УСН «Доходы минус расходы»

В книге отражают доходы и расходы, которые разрешено включить в расчёт налога. По окончании года заполняют справку к основному разделу. Порядок

Для обычного расхода проверьте подтверждения, связь с деятельностью и выполнение условий признания. Оплата сама по себе ещё не означает, что сумму можно сразу списать. Например, стоимость оплаченных товаров для перепродажи включают в расходы по мере их реализации. НК РФ НК РФ

В 2026 году перечень расходов УСН стал открытым: добавлены иные расходы, определяемые по нормам главы о налоге на прибыль. Но это не разрешение списывать любые покупки владельца. Требования к обоснованию и документам сохраняются. ФНС

Есть и специальные положения. В частности, собственные взносы ИП на пенсионное и медицинское страхование учитывают в сумме, подлежащей уплате в данном году по статье 430 НК РФ. Дополнительные взносы за 2025 год можно учесть в 2026 году, если их не учли в 2025‑м. Поэтому условие «сначала обязательно заплатить» нельзя без исключений применять ко всем расходам. НК РФ

Основные средства, нематериальные активы и переносимые убытки требуют дополнительных расчётов в соответствующих разделах книги. Форма

Подробности — в разделах о расходах УСН и об объекте «Доходы минус расходы».

Как заполнять раздел II по основным средствам

В разделе II расчёт ведут отдельно по каждому объекту. В соответствующих графах показывают его наименование, даты оплаты и ввода в эксплуатацию, первоначальную или остаточную стоимость — в зависимости от того, когда приобретено имущество. Порядок

Расход, рассчитанный за квартал в графе 12 раздела II, переносят в графу 5 раздела I последним числом отчётного или налогового периода. Поэтому при покупке основного средства нельзя просто перенести весь банковский платёж в основной раздел: сначала нужен расчёт признаваемой суммы. Порядок

Можно ли учесть в расходах налог и авансовые платежи по УСН

Сам налог по УСН и авансовые платежи по нему налоговую базу не уменьшают. Их не включают в признаваемые расходы раздела I. Исключение самого налога установлено подпунктом 22 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. НК РФ

Отдельное правило действует для разницы между уплаченным минимальным налогом и налогом, рассчитанным в обычном порядке: её можно учесть в расходах в следующие годы. Разницу за предыдущий год указывают в строке 030 справки к разделу I.

Как учитывать авансы, возвраты и переводы

Вывод о личных средствах относится к ИП. Для денег, которые участник перечисляет своему ООО, нужно отдельно определить основание поступления: например, заём или вклад. Автоматически применять подход для ИП к организации нельзя.

Что проверить при эквайринге и работе с маркетплейсом

Эквайринг. Доход отражают до удержания банковской комиссии. Если перенести в книгу только чистое зачисление из выписки, доход окажется занижен. ФНС

Маркетплейс. В доходах отражают выручку от продажи покупателю без уменьшения на комиссию площадки; предъявленный покупателю НДС исключают. Одной банковской выписки для такой сверки недостаточно — нужны данные площадки. ФНС

Для агентской схемы ФНС рекомендует признавать доход по оплате покупателя маркетплейсу, не дожидаясь перечисления продавцу. Дату и сумму проверяйте по условиям договора и отчётам посредника. ФНС

Как отражать НДС в КУДиР

Если на УСН вы предъявляете покупателю НДС, этот налог исключается из доходов для расчёта УСН. НК РФ

При объекте «Доходы минус расходы» входной НДС проверяют отдельно. Сумму, принимаемую к вычету по НДС, нельзя одновременно включить в расходы УСН. Для остальных сумм действуют условия признания соответствующей покупки и самого налога. НК РФ

Порядок работы с этим налогом разобран на странице НДС на УСН.

Можно ли вести электронно и нужно ли заверять

Можно заполнять бумажную книгу или вести её электронно. Например, использовать таблицу либо учётную программу, которая формирует утверждённый бланк. Электронная форма прямо разрешена порядком заполнения. Порядок

Бумажная книга должна быть пронумерована и прошнурована. На последней странице указывают число страниц, ставят подпись ИП или руководителя организации и печать, если она есть. Те же требования установлены для электронной книги, выведенной на бумагу по окончании налогового периода. Порядок

Для хранения рекомендуем по окончании года сохранять электронную копию и оформлять бумажный экземпляр. Это рекомендация по хранению. Пункт 4 Порядка устанавливает требования к оформлению электронной книги, выведенной на бумагу; ФНС также описывает их применение, если книга распечатана.

Заверять КУДиР в налоговой не требуется: действующий порядок предусматривает подпись самого ИП или руководителя, а не отметку инспекции. Порядок

Нужно ли сдавать книгу в налоговую

Обычно КУДиР не прикладывают к декларации по УСН. При проверке инспекция может истребовать необходимые документы в установленном законом порядке. ФНС

Если книгу запросили у вас как у проверяемого налогоплательщика по статье 93 НК РФ, общий срок представления — 10 рабочих дней со дня получения требования. Срок отсчитывают со следующего дня после получения требования, учитывая только рабочие дни. Если последний день срока нерабочий, окончание переносится на ближайший следующий рабочий день. НК РФ НК РФ

Посмотрите основание требования: у запросов по другим статьям могут быть другие сроки. При сомнениях передайте требование бухгалтеру, сохранив дату его получения.

Как исправить ошибку или восстановить книгу

Исправление должно иметь основание. Его подтверждают подписью ИП или руководителя, датой исправления и печатью при наличии. Сохраните документ или пояснение, из которого понятно, почему запись изменилась. Порядок

После исправления пересчитайте итоги. Если ошибка привела к занижению налога в уже поданной декларации, нужно внести изменения в декларацию и представить уточнённую. Одного исправления книги недостаточно. НК РФ

Если книга потеряна, начните восстановление с выписок, кассовых документов, актов, накладных и отчётов посредников. Сверьте восстановленные записи с поданной отчётностью. Это рабочий способ восстановления; утрата книги не отменяет обязанность вести налоговый учёт. НК РФ

Сколько хранить КУДиР

Для КУДиР установлен срок хранения пять лет. Общая обязанность сохранять данные налогового учёта и подтверждающие документы также предусмотрена Налоговым кодексом. Росархив НК РФ

При переносе убытков нельзя автоматически уничтожать старые подтверждения по истечении обычного срока. Обоснование размера убытка и его использования необходимо хранить весь срок уменьшения налоговой базы на этот убыток. НК РФ

Практически удобно хранить книгу вместе с первичными данными и расчётами, по которым можно восстановить её показатели.

Какие штрафы возможны

Отсутствие налогового регистра и другие грубые нарушения учёта могут повлечь ответственность по статье 120 НК РФ. Размер зависит от обстоятельств. НК РФ

Все суммы и условия приведены по статье 120 НК РФ.

За непредставление законно истребованного документа в установленный срок предусмотрена отдельная ответственность: по общему правилу пункта 1 статьи 126 НК РФ — 200 ₽ за каждый непредставленный документ. НК РФ

Это разные основания ответственности. Не следует считать, что любой недочёт в книге автоматически означает максимальный штраф.

Частые ошибки при ведении КУДиР

• Переносить в доходы все зачисления из банка. Среди них могут быть собственные средства ИП и полученные займы, которые доходом не являются. Минфин НК РФ
• Учитывать только чистую выплату от банка или маркетплейса. Комиссия не уменьшает сумму выручки, отражаемую в доходах. ФНС ФНС
• Списывать все платежи поставщикам сразу. Для разных расходов установлены свои условия признания. НК РФ
• Использовать старый раздел для страховых взносов. В действующей форме отдельного раздела для уменьшения налога на взносы нет. ФНС
• Включать предъявленный покупателю НДС в доход УСН. Этот налог исключается из доходов. НК РФ
• Исправить книгу и забыть о декларации. Если в поданной декларации занижен налог, требуется уточнение. НК РФ

Источники

1. НК РФ, ст. 346.24 — обязанность вести КУДиР — проверено 23 октября 2026
2. ФНС: налоговый учёт на УСН и действующая форма книги — проверено 23 октября 2026
3. Приказ ФНС № ЕА-7-3/816@, приложение № 2 — форма КУДиР — проверено 23 октября 2026
4. Раздел I действующей формы КУДиР — проверено 23 октября 2026
5. Приказ ФНС № ЕА-7-3/816@, приложение № 5 — порядок заполнения — проверено 23 октября 2026
6. ФНС: исключение раздела о страховых взносах из формы КУДиР — проверено 23 октября 2026
7. ФНС: первичные документы, оформление книги и представление при проверке — проверено 23 октября 2026
8. НК РФ, ст. 346.17 — даты признания доходов и расходов — проверено 23 октября 2026
9. НК РФ, ст. 346.16 — расходы на УСН — проверено 23 октября 2026
10. ФНС: расширение перечня расходов УСН с 2026 года — проверено 23 октября 2026
11. НК РФ, ст. 248 — исключение предъявленного покупателю НДС и запрет повторного учёта доходов — проверено 23 октября 2026
12. НК РФ, ст. 251 — поступления, не включаемые в налоговые доходы — проверено 23 октября 2026
13. Минфин: личные средства ИП не образуют доход, письмо от 19.04.2016 № 03-11-11/24221 — проверено 23 октября 2026
14. ФНС: доходы при эквайринге учитываются до удержания банковской комиссии — проверено 23 октября 2026
15. ФНС: учёт выручки, комиссии и возвратов при торговле через маркетплейсы — проверено 23 октября 2026
16. НК РФ, ст. 346.18 — налоговая база, убытки и раздельный учёт — проверено 23 октября 2026
17. НК РФ, ст. 23 — хранение данных налогового учёта — проверено 23 октября 2026
18. Перечень Росархива, п. 318 — срок хранения КУДиР — проверено 23 октября 2026
19. НК РФ, ст. 93 — представление документов при налоговой проверке — проверено 23 октября 2026
20. НК РФ, ст. 6.1 — исчисление сроков в рабочих днях — проверено 23 октября 2026
21. НК РФ, ст. 120 — ответственность за грубые нарушения учёта — проверено 23 октября 2026
22. НК РФ, ст. 126 — ответственность за непредставление документов — проверено 23 октября 2026
23. НК РФ, ст. 81 — исправление поданной декларации — проверено 23 октября 2026

Справочник не заменяет консультацию: нормы применяются с учётом вашей ситуации. Нашли неточность — напишите нам, исправим.